16. März 2016

Lösungen

Wir bieten Lösungen u.a. in folgenden Bereichen an:

Dokumenten-Archivierung

Elektronische Archivierung ist die datenbankgestützte, langzeitige, sichere und unveränderbare Aufbewahrung von jederzeit wieder reproduzierbaren elektronischen Informationsobjekten.

Die Archivierung digitaler Dokumente in festen Formaten wie TIFF oder PDF/A sind der Grundstein jedes effizienten ECM-Systems. Das digitale Archiv der Accantum GmbH ist die ideale Lösung, um sämtliche Daten, von Papierdokumenten über technische Zeichnungen bis hin zu E-Mails inklusive Anhang sachgemäß, revisionssicher und gesetzeskonform an zentraler Stelle bereitzustellen, unabhängig vom ursprünglichen Erzeugersystem. Zusätzlich erfüllt die [accantum]-Archivlösung auch Compliance-Richtlinien wie GDPdU, GoB, SOX und Co. So lassen sich Druck-, Papier –und Lagerkosten effektiv senken. Die einfache, schnelle und vorgangsbezogene Recherche spart darüber hinaus wertvolle Zeit.

Email-Archivierung

E-Mail-Archivierung ist eine eigenständige Bezeichnung für eine langfristige, unveränderliche und sichere Aufbewahrung elektronischer Nachrichten. Grundlage dieser Archivierung sind zum einen gesetzliche Anforderungen für die lückenlose Dokumentation von steuerlich relevanten Dokumenten und zum anderen Anforderungen von Unternehmen und Privatleuten an die Verwaltung immer komplexer werdender E-Mail-Kommunikationsdaten und -prozesse.

Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen schreiben Unternehmen vor, dass alle steuerrelevanten Daten in maschinell auswertbarer Form vorzeigbar aufbewahrt werden müssen. Dies trifft auch auf die E-Mails und deren Dateianhänge zu.

E-Mails, als unternehmenskritische Informationsträger, müssen vor Datenverlust und illegalem Ausspähen geschützt werden. E-Mails gehen durch defekte PST-Dateien (MS-Outlook), unvorsichtiges Löschen oder Systemwechsel verloren. Oft werden ganze Postfächer beim Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen entfernt, ohne dass dafür eine notwendige Erlaubnis des Benutzers vorliegt.

Output-Management

Output Management hat die Versorgung von Mitarbeitern und Externen (Kunden, Interessenten etc.) mit notwendigen Dokumenten zum Ziel. Zudem sollten die Dokumente leicht lesbar, druckbar oder speicherbar sein. Dokumente können als Druckerzeugnis, Fax,E-Mail oder in weiteren beliebigen Formen vorliegen und mit verschiedenen Dokumententechnologien erzeugt worden sein. In Unternehmen mit verteilten Standorten kann zum Output Management beispielsweise der zentral ausgelöste Druck von Dokumenten im entfernten Standort sein. Das Output Management hat die Aufgabe, Fehler zu erkennen und ggf. die Auslieferung (bspw. den Druck) über ein alternatives System erneut auszuführen. Output Management ist eine Komponente des Enterprise Content Management, um Informationen gesteuert an verschiedene Zielgruppen auf unterschiedlichen Ausgabekanälen in elektronischer oder physischer Form bereitzustellen.

Revisionssicheres Archiv

Revisionssichere Archivierung ist die Aufbewahrung von elektronischen, geschäftsrelevanten Informationsobjekten, die den Anforderungen des Obligationen- und des Gesellschaftsrechtes an die sichere, ordnungsgemäße Aufbewahrung von kaufmännischen Dokumenten entspricht und die langjährigen Aufbewahrungsfristen erfüllt.

Die folgenden zehn Merksätze zur revisionssicheren elektronischen Archivierung stammen vom Verband Organisations- und Informationssysteme e. V.:

  1. Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden
  2. Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen
  3. Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren
  4. Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden
  5. Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden
  6. Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können
  7. Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d. h. aus dem Archiv gelöscht werden
  8. Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden
  9. Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden
  10. Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein